Реєстр документів довільних форматів

В цьому розділі:

Створення папок документів

Завантаження файлів

Підписання файлів

Підписання файлів у форматі P7S

Збереження документа, підписаного у форматі .p7s

Завантаження документа, підписаного у форматі .p7s

Відправлення файлів

Зашифрувати та зберегти

Експорт документів довільного підписання

Прийом документів довільного підписання

Модуль Реєстр документів довільних форматів призначений для імпорту у програму будь-яких файлів для підписання електронним підписом (ЕП) та відправки на довільні електронні адреси.

Завантажені у програму файли відкриваються для перегляду, якщо на комп'ютері користувача встановлена програма для перегляду такого типу файлів.

Для довільного підписання в програму може завантажуватися один або група файлів.

У даному розділі ви маєте можливість:

•	здійснювати підписання ЕП документів, що зберігаються у будь-якому (довільному) форматі (doc, docx, rtf, pdf, tif, jpeg, flac, mkv тощо);

•	здійснювати відправку цих документів;

•	завантажувати та зберігати документи довільного формату;

•	організувати зручну ієрархічну систему зберігання документів: зберігати документи як окремо, так і об’єднувати їх за змістом, напрямком або призначенням у пачки та групи;

•	отримувати довільні документи від контрагентів по електронній пошті.

Операції переміщення, видалення, збереження, підписання та відправку можливо виконувати як з окремими документами, так і пачками документів.

Модуль Реєстр документів довільних форматів має складну структуру, в якій пачка містить файли, а перелік пачок документів залежить від обраної папки.

Зліва розташована панель Каталог документів, дозволяє створювати складну ієрархічну структуру папок.

У каталог документів окремо виведено папку Вхідні, в яку розміщуються всі документи довільного підписання, що надійшли електронною поштою. Папка Вхідні заблокована від видалення.

Справа зверху розміщено пачки документів довільного підписання.

Справа знизу – документи довільного підписання, що входять в обрану пачку.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Створення папок документів

Перш ніж додати нові документи для довільного підписання, необхідно створити групу, якій вони будуть підпорядковані.

1. Створіть нову папку на панелі Навігація одним із способів:

•	на панелі інструментів виберіть команду Створити папку (),

•	оберіть команду Файл – Створити папку,

•	натисніть комбінацію клавіш Ctrl+N,

•	із контекстного меню – Створити папку

Для створення підпорядкованої підгрупи, виділіть ту групу, в якій потрібно її створити.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

2. Відкриється вікно Створення папки. Введіть назву папки та натисніть кнопку ОК.

3. Запис групи додасться на навігаційну панель.

Для видалення помилкової групи призначена команда Видалити групу (), для редагування назви групи - команда Редагувати папку ().

Зверніть увагу!

При видаленні групи безповоротно видаляється увесь її вміст - всі документи, що включені в групу.

Наверх

Завантаження файлів

1. Для того, щоб додати файл у модуль, скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Створити документ ();

•	виберіть команду Правка – Створити документ;

•	у контекстному меню оберіть команду Створити документ;

•	натисніть клавішу Insert.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

2.	Відкриється вікно для вибору файлів. Звичайним для операційної системи Windows способом оберіть каталог, де розташований файл або група файлів для імпорту.

Виділіть цей файл (групу файлів) курсором миші та імпортуйте.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

3. Вкажіть назву пачки (документа), під якою документ(и) проімпортуються у програму.

4. По закінченні процедури, програма відображає протокол імпорту даних.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Наверх

Переміщення документів між папками

Передбачена можливість переміщувати документи з одного каталогу в інший.

Перемістити можливо один або декілька документів (пачок). Виділіть їх звичайним для OC Windows способом: окремі - з натиснутою клавішею Ctrl, розташовані послідовно - з натиснутою клавішею Shift.

Скористайтесь одним із способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Перемістити ();

•	виберіть команду Файл – Перемістити;

•	у контекстному меню оберіть команду Перемістити.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Оберіть каталог, в який потрібно перемістити документ, та натисніть ОК.

Документ буде переміщено у вказаний каталог.

Наверх

Підписання файлів

Для того, щоб підписати документ(и), виділіть потрібний документ (пачки документів) та скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Підписати ();

•	виберіть команду Файл – Підписати;

•	у контекстному меню оберіть команду Підписати.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

У вікні Підпис оберіть будь-який із доступних ЕП, вкажіть каталог розміщення секретних ключів та введіть пароль секретного ключа. Натисніть ОК.

Кількість підписантів не регламентовано та не обмежено!

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Документ набуває стану Підписаний. За потреби, підпишіть файл іншими ЕП.

Якщо для підписання виділено кілька документів (пачок), ЕП будуть підписані всі обрані пачки документів.

Зверніть увагу! Пачки документів можливо підписати декілька разів, наприклад, печаткою установи, підписом директора та підписом головного бухгалтера. Кількість підписів, що може бути накладена на пачку документів, необмежена.

При підписанні ЕП накладаються на кожен документ, що міститься у пачці.

У модулі можливо переглянути та перевірити інформацію про накладені підписи. Для перевірки натисніть праву кнопку миші у рядку виділеного підписаного документа, та оберіть з контекстного меню команду Властивості.

Відкриється вікно Властивості, що містить інформацію про використані сертифікати. Натисніть кнопку Перевірка. Відкриється вікно протоколу перевірки сертифіката:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Натисніть на рисунок, щоб зменшити

Наверх

Підписання файлів у форматі .P7S

Підписаний файл у форматі .P7S містить файл документа та кожен накладений підпис в окремому файлі з розширенням .P7S.

Для підписання документів у форматі .P7S, виконайте дії:

Активуйте опцію в меню Сервіс - Підписання у форматі .р7s. Програма запам'ятовує виконані налаштування, позначка зберігається встановленою при наступних сеансах роботи з програмою. Якщо не потрібно використовувати підписання документів у форматі .P7S, необхідно видалити позначку Підписання у форматі .р7s, для чого повторно оберіть цю опцію.

2.	Завантажте файли, які необхідно підписати у форматі .р7s.

3.	Підпишіть документ(и) чи пачки документів, як описано у попередньому розділі Підписання файлів.

4.	У вікні модулю статус підписаного документа зміниться на Підписаний.

При кожному підписанні формується окремий файл-підпис. Початковий файл документа залишається незмінним.

Зверніть увагу! Документ можливо підписати декілька разів, наприклад, печаткою установи, підписом директора та підписом головного бухгалтера.

Перевірка накладених електронних підписів на документ виконується, як описано вище.

Наверх

Збереження підписаного документа у форматі .p7s

Для збереження документів виконайте дії:

1.	Виділіть потрібну пачку (и) та скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку ;

•	виберіть команду Файл - Зберегти документ;

•	у контекстному меню оберіть команду Зберегти документ;

•	натисніть комбінацію клавіш Ctrl+S.

2.	У відкритому вікні оберіть каталог, в якому потрібно зберегти документи.

3.	Якщо документи підписані ЕП, програма спитає, чи зберігати файли підписаними? Натисніть кнопку Так.

4.	Відкриється протокол збереження файлів.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Документ разом зі всіма підписами зберігається у окремому каталозі, який створюється програмою. Ім'я каталогу збігається з ім'ям пачки, у якій знаходився документ, це ім'я зазначене у колонці Найменування документа. Підписи зберігаються у окремих файлах з розширенням .p7s. Ім'я файлу підпису має формат: <ім’я файлу документа>.<розширення файлу документа>.(N).p7s, де N – номер підпису.

На сайті https://czo.gov.ua/verify можливо перевірити експортований з підписами документ довільного формату за допомогою сервісу перевірки ЕП.

Наверх

Завантаження документа, підписаного у форматі .p7s

1.	Для завантаження документа (документів) скористайтесь одним із способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Створити документ ;

•	виберіть команду Правка - Створити документ;

•	у контекстному меню оберіть команду Створити документ;

•	натисніть клавішу Insert.

2.	У відкритому вікні оберіть каталог, де розташований підписаний файл або група файлів (включаючи файли підписів .P7S).

Виділіть їх курсором миші.

3.	Імпортуйте їх у програму, натиснувши кнопку Відкрити.

4.	Вкажіть назву, під якою документ(и) проімпортуються у базу даних.

5.	По закінченні процедури програма відобразить протокол імпорту даних.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Завантажений документ у вікні модуля буде відображений зі статусом Підписаний.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Перевірка сертифікатів, якими підписаний імпортований файл, виконується, як описано вище.

Наверх

Відправлення файлів

Для того, щоб відправити підписаний документ (пачки документів), виділіть їх та скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Відправити ();

•	виберіть команду Файл – Відправити;

•	у контекстному меню оберіть команду Відправити.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Відкриється вікно Вибір адресата. Оберіть адресата.

Далі у вікні Дані листа, в однойменних полях можливо вказати тему та короткий зміст листа. Якщо поля не будуть заповнені користувачем, за замовчуванням відображається запис «Електронний документ FREDO».

При відправленні на поштову скриньку ДПС документів, які не підлягають опрацюванню через "Єдине вікно", обов'язковою вимогою є чітка тема листа, наприклад: Заява щодо ліцензії на право зберігання пального.

Відправте документ.

Після відправлення документ набуває стану Відправлений. У нижній частині вікна з'являється вкладка Відправлено, на якій відображається інформація про одержувача, тема та зміст листа:

Вказані тема та зміст листа також відображаються у вхідній пошті отримувача:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Коли адресат отримає документ, внизу вікна з'являється вкладка Доставлено.

Наверх

Зашифрувати та зберегти

Ця функція призначена для зашифрування адресату підписаного документа (пачки документів) та збереження його на електронному носії чи жорсткому диску комп'ютера.

Підписаний та зашифрований на адесата файл(и) може використовуватись для відправлення електронною поштою з іншого комп'ютера.

Наприклад, цей спосіб доцільно використовувати, якщо на комп'ютері з встановленою програмою FREDO відсутній доступ до мережі Інтернет. Зашифрований файл можливо відправити з іншого комп'ютера з доступом до Інтернет в додатку до електронного листа контрагенту.

Виділіть потрібні файли (пачки) та скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Зашифрувати та зберегти ();

•	виберіть команду Файл – Зашифрувати та зберегти;

•	у контекстному меню оберіть команду Зашифрувати та зберегти.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

На виконання команди відкриється стандартне вікно операційної системи для вибору шляху збереження файлу. Виберіть адресата та зашифруйте файл. Підписаний та зашифрований файл буде збережений у вибраній папці.

Наверх

Експорт документів довільного підписання

Для експорту документів довільного підписання, виділіть потрібний файл (пачки) та скористайтесь одним із наступних способів:

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Зберегти документ ();

•	виберіть команду Файл – Зберегти документ;

•	у контекстному меню оберіть команду Зберегти документ;

•	натисніть комбінацію функціональних клавіш Ctrl+S.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

На виконання команди відкриється вікно для вибору шляху збереження файлу. Збережіть файл у вибраній папці.

Якщо документи підписані ЕП, програма спитає, чи зберігати файли підписаними? Оберіть потрібний Вам варіант.

По закінченні процедури, програма відображає протокол експорту даних.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Наверх

Прийом документів довільного підписання

Відправлені електронною поштою документи довільного підписання надходять як звичайна вхідна кореспонденція.

Отримані документи поміщаються у папку Вхідні, набувають стану Отриманий.

Як тільки документи отримано, відправнику надійде повідомлення про доставку.

Наверх