Архівування документів

Top  Previous  Next

В цьому розділі:

Налаштування архівації документів

Як працювати з архівом

Перенесення документів у архів

В програмному комплексі додана можливість створення архівів документів. Переміщення документів у архів зменшує обсяг даних, що обробляються у програмі, та пришвидшує її роботу.

До архівної бази додаються первинні документи, для яких користувач обирає "Помістити в Архів" при умові, що модуль Архівування документів активований.  Документи, переміщені у архів, доступні для перегляду у модулі Реєстр первинних документів.

Зверніть увагу! Документи, що були перенесені до архіву, видаляються з бази даних програми і зберігаються на жорсткому диску комп’ютера у архівних файлах.

Зменшення фактичного розміру самої бази даних не відбувається, зменшується тільки обсяг даних, завдяки чому збільшується швидкодія програмного комплексу.

При цьому, документи доступні до перегляду та друку у програмі.

Видалення файлу архіву з диску комп’ютера призведе до втрати даних про архівні документи.

Створення архіву документів у мережевій версії програми можливе лише на сервері. Користувач, який працює в термінальному режимі, не може створити архів, оскільки функція архівування доступна тільки при запуску на сервері і виконується в локальний файл.

Архітектура модуля

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

 

У модулі Реєстр первинних документів відображаються записи про документи, що знаходяться в архівній базі.

Програма може не мати доступу до архівної бази, але Ви бачитимете запис документа в поточній базі даних програми.

З архівними документами у програмі обмежені дії - можливий лише перегляд, експорт та друк.

Наверх

Налаштування архівації документів

Для налаштування архівації відкрийте модуль Архівування документів та виконайте дії в наступній послідовності:

1. Активуйте функцію архівування, встановивши опцію Архівування періодів. Якщо опція не встановлена, архівування виконуватися не буде.

2. У полі За періодом із випадного списку оберіть період, за який будуть створюватись архівні файли: Місяць, Квартал, Рік.

3. У полі Шлях зберігання архіву вкажіть каталог на жорсткому диску комп’ютера, в якому будуть зберігатися архівні файли.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

4. Для створення архіву натисніть кнопку Розпочати архівування.

5. Відкриється вікно повідомлення:

Для продовження натисніть ОК.

Будуть створені файли архівів відповідно до обраного періоду архівування. Наприклад, якщо обрано період місяць, буде створено файли архіву для кожного місяця, в якому існують відпрацьовані документи. До архіву переносяться документи, що мають стан обробки "Архівний".

Після завершення архівування буде відображено протокол виконання операції:

У вікні модуля відобразиться перелік архівних файлів, що були створені.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

У розділі Документи, у колонках з (включно) і по (не включно) вказані діапазони дат виписки документів, що зберігаються у файлі архіву.

Примітка:

Якщо не знайдено жодного документа, що має стан "Архівний", буде виведено відповідне повідомлення, файл архіву створено не буде.

Наверх

Як працювати з архівами

Додавання архіву

Додавання архівів для перегляду у програмі виконується по натисканню кнопки Додати існуючий (див. рисунок).

Оберіть файл архіву, який необхідно додати, та натисніть кнопку Открыть:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Доданий архів відобразиться у вікні модуля.

Додати можливо лише архів, що містить документи з кодом ЄДРПОУ поточного підприємства.

Наверх

Видалення архіву

Для видалення архіву зі списку, оберіть рядок архіву та натисніть кнопку Видалити.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Відкриється вікно повідомлення:

Для підтвердження видалення натисніть Так.

Видалений архів не буде відображатися у списку вікна модуля, але залишається на жорсткому диску у вказаному каталозі.

Документи, що містяться у архіві, який було видалено, недоступні для перегляду у програмі.

Наверх

Перенесення документів у архів

У Реєстрі первинних документів, документи, які знаходяться у файлах архівів, позначаються символом у колонці Архів.

До архіву можливо перемістити документи, що мають стан обробки «Архів». Для встановлення стану обробки «Архів» виділіть документ, чи групу документів у вікні Реєстру первинних документів, та оберіть команду Файл > Помістити в архів (із контекстного меню > Помістити в архів). Помістити в архів можливо будь-які документи.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити
Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Якщо встановлена опція Архівування періодів, документи, для яких встановлено стан обробки «Архів», автоматично переносяться у архівний файл. Після виконання команди Помістити в Архів, виводиться вікно повідомлення:

Для підтвердження перенесення документів у архів натисніть ОК.

Програма повідомить про завершення операції:

Переглянути список архівних документів у Реєстрі первинних документів можливо обравши фільтр Стан обробки - Архів.

У протоколі роботи для таких документів відображається повідомлення «Документ знаходиться в архіві <Ім’я файлу архіву>».

Зверніть увагу!

При створенні резервної копії документи в архіві не попадатимуть в резервну копію.

Наверх