Співробітники

Довідник Співробітники містить інформацію про осіб, що мають стосунок до підприємства (працівники, пайовики, інші особи). Даними із цього довідника автоматично заповнюються деякі звітні форми, зокрема 1-ДФ, документи персоніфікованого обліку, звітність з Єдиного соціального внеску, тощо.

У версії 01.02.005 довідник Співробітники доопрацьований - довідник розділений на групи Співробітники, Пайовики та Інші. Ці розділи відтепер присутні у довіднику за замовчуванням. Видалити їх або додати нові неможливо.

Дані пайовиків використовуються лише у звіті 1ДФ. Дані довідника Інші використовуються за вибором користувача (це можуть бути наприклад, студенти).

Модуль побудований у вигляді таблиці, окремий рядок якої відображає коротку інформацію про кожну особу. Переглянути більш повну інформацію можна у окремому вікні Фізична особа, яке відкривається подвійним кліком по потрібному запису.

Дані кожної особи заповнюються у картці фізичної особи безпосередньо користувачем програмного комплексу. Також передбачено імпорт даних із відповідних файлів, створених у інших бухгалтерських системах, наприклад, імпорт документів персоніфікованої звітності. Наразі імпорт можливий тільки з dbf-файлів.

У модулі також передбачена функція експорту реєстру у спеціальний файл.

Створення та заповнення картки співробітника

1. Для того, щоб додати нового працівника підприємства, в меню Правка оберіть Створити картку співробітника, на панелі інструментів виберіть команду Створити картку співробітника, або натисніть клавішу Insert (Ins).

2. Відкриється картка Фізична особа. Заповніть запропоновані поля форми.

2.1. Поля Ідент. номер, Прізвище, Ім'я, По батькові, Телефон, Адреса, E-mail, Моб. телефон, Серія, Номер, Ким видане заповніть вручну з клавіатури.

У полі Ідент. номер можна зберігати номер ID-картки співробітника, якщо він відмовився від отримання реєстраційного номера облікової картки платника податків.

2.2. у полі Документ натисніть кнопку

та із підключеного довідника Посвідчення особи оберіть вид документа, що використовується.

Якщо обрано вид документа ID-паспорт, у блоці Посвідчення особи відображається поле Запис №, у якому зазначається унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі, що зазначений у ID-картці співробітника:

Поля Інспекція, Документ, Підрозділ, Сертифікат співробітника заповніть із підключених довідників, викликавши їх кнопкою

2.3.	Поля Дата народження, Прийнято, Звільнено, Коли видано заповніть із календаря або внесіть вручну.

2.4.

У полях Громадянин України, Без сплати внесків, Наявність трудової книжки, Ознака фізичної особи СПД, Використовувати Е-mail проставляється галочка при наявності даних ознак у співробітника.
Позначка у полі Використовувати моб. телефон проставляється за умови, що у звітні документи потрібно підтягувати саме мобільний телефон даної особи.

2.5.

Ознака Звітувався до ПФУ по даній установі встановлюється для тих співробітників, дані яких подавались у ПФУ у річній персоніфікаціїї (до 2009 року включно). Ця позначка призначена для того, щоб форма (СП) Список осіб системи персоніфікованого обліку включала лише записи нових співробітників підприємства та тих, у яких змінились дані у поточному звітному періоді.

2.6.	Позначка у полі Не використовується проставляється у тому випадку, якщо дані співробітника не потрібно використовувати при формуванні звітності, не видаляючи картку співробітника (наприклад, при звільненні).

2.7.	Для працівників, що є фізичними особами підприємцями (ФОП) - відмітьте поле Ознака фізичної особи СПД.

ФОП, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами, не включаються до звітності з єдиного внеску, і при встановленій відмітці у цьому полі вони не попадатимуть у таблиці, але такі ФОП будуть присутні у формі 1ДФ.

2.8.	Також передбачено внесення спецстажу робітника. Щоб додати спецстаж, натисніть лівою клавішею миші кнопку Додати у області Спецстаж:

У доданому рядку, у колонці Підстава, натисніть кнопку

. Відкриється вікно довідника Підстави для пільг страхувальника. Оберіть необхідну підставу, та натисніть Вибрати.

У колонках Початок, Закінчення, Дата наказу оберіть відповідні дати у календарі.

У колонці № наказу, введіть номер наказу за допомогою клавіатури.

2.9. Для того, щоб додати скан копію зображення підпису співробітника, натисніть двічі лівою клавішею миші по порожньому полю:

Відкриється вікно Оберіть файл зображення для імпорту... , де вкажіть шлях до розміщення попередньо сканованого зображення підпису особи. Оберіть потрібний файл та імпортуйте його.

Наступним кроком є налаштування зображення підпису. Перемістіть рамку в потрібне місце та за допомогою маркерів зміни розміру, вкажіть межі зразка підпису. Для продовження натисніть кнопку ОК.

Зразок підпису додано. При підписанні даним співробітником документа ЕП, в документ буде додано зразок підпису.

2.10. Для збереження даних натисніть кнопку ОК. Для відміни внесених даних натисніть Відміна.

Для того, щоб не виходячи у реєстр, створити нову картку співробітника, натисніть Додати новий.
Кнопка Оновити використовується для синхронізації даних у річній персоніфікації (Форма "Індивідуальні відомості (ІН ДАНІ)")

В списку співробітників підприємства також доступні наступні функції:

Видалити	Дозволяє безповоротно вилучити запис.
Редагувати	Редагування даних в разі необхідності.

1. Виділіть розділ Пайовики. В меню Правка оберіть Створити картку пайовика, на панелі інструментів виберіть команду Створити картку пайовика, або натисніть клавішу Insert (Ins).

2.	Відкриється вікно Пайовик. Заповніть запропоновані поля форми. Поля, що підсвічені жовтим кольором, є обов'язковими для заповнення.

•	поля Ідент. номер, Прізвище, Ім'я, По батькові, Табельний номер заповніть вручну з клавіатури;

•	поля Дата народження, Прийнято, Звільнено заповніть із календаря або введіть вручну,

•	у полі Ознака фізичної особи СПД встановіть галочку при наявності даної ознаки у співробітника,

•	позначка у полі Не використовується проставляється у тому випадку, якщо дані пайовика не потрібно використовувати при формуванні звітності, не видаляючи картку пайовика.

Для створення картки оберіть групу Інші. Створіть та заповніть картку фізичної особи, як описано вище.

Функція експорту реєстру співробітників призначена для вивантаження та збереження файлу із даними співробітників установи в каталог поза програмним комплексом.

Вивантажені дані зберігаються у форматі *.dbf.

Виділіть у довіднику потрібний розділ: Співробітники, Пайовики або Інші. Для експорту оберіть в меню Файл команду Експорт – Експорт.

Встановіть позначки, що відповідають бажаному кодуванню даних та потрібному формату DBF файлу. Оберіть каталог, у який необхідно зберегти експортовані дані, для цього натисніть кнопку Вибрати. Відкриється стандартне вікно Windows для вибору каталогу збереження даних.

Експортовані дані співробітників розбиваються на дві групи:
- перелік співробітників у файл PERSONS.DBF;
- спецстаж співробітників у файл PERSEXP.DBF (при наявності).

Дані інших осіб експортуються у файл HBOTHER.DBF.

По закінченні процедури, програма відображає результати експорту, де буде вказана назва та каталог розміщення експортованих файлів.

Довідник співробітників може бути створений автоматично шляхом перенесення даних із файлів з розширенням *.dbf. Для цього призначена функція імпорту.

1. Виділіть потрібний розділ: Співробітники, Пайовики або Інші та виконайте команду Файл – Імпорт – Імпорт.

2.	Відкриється вікно Імпорт реєстра співробітників (Імпорт). У полі Оберіть каталог для імпорту (Оберіть файл) вкажіть шлях до каталогу розміщення dbf-файлів.

Вікно Імпорт при імпорті реєстру Співробітники

Вікно Імпорт при імпорті реєстру Пайовики або Інші

Якщо виконується імпорт даних реєстру Співробітники:

3. Поля Реєстр співробітників та Спецстаж заповняться автоматично, виходячи із наявності файлів в указаному каталозі.

Якщо дані збережені з іменем, що відрізняється від встановленого у програмі за замовчуванням, оберіть шлях до потрібного dbf-файлу у відповідному полі.

5. Якщо в реєстрі існують записи співробітників, програма запропонує попередньо очистити існуючий реєстр працівників.
При згоді на очищення реєстру, натисніть Так, при цьому всі дані будуть видалені, а на їх місце проімпортуються нові записи.

При незгоді на очищення реєстру, натисніть Ні, і програма запропонує обрати спосіб оновлення реєстру - додати лише нові чи додати нові з оновленням існуючих.

Якщо імпортуються дані реєстру Пайовики або Інші:

У полі Оберіть тип встановіть опцію, що відповідає способу імпорту даних:

•	Очистити довідник - дані, що містяться у довіднику, буде видалено, після чого у довідник будуть записані лише імпортовані дані;

•	Оновити довідник - дані, що містяться у довіднику, будуть збережені, імпортовані дані будуть додані до вже існуючих.

Якщо обрано Оновити довідник, вкажіть, як імпортувати дані:

•	Додати нові з оновленням існуючих - якщо імпортоване значення ІПН вже існує у довіднику, виконується оновлення даних особи,

•	Додати лише нові - якщо імпортоване значення ІПН вже існує у довіднику, дані особи не імпортуються.

Також виконується контроль на обов’язкове заповнення полів: ІПН, Прізвище, Ім’я. Якщо одне з цих полів не заповнено, дані не імпортуються.

6. По закінченні процедури, відображається протокол імпорту даних.

Для групової заміни полів виконайте такі дії:

1. Якщо заміну треба виконати лише по окремих записах, виділіть у реєстрі записи, в яких буде виконана заміна даних.

2. У меню Правка оберіть пункт Групова заміна полів.

3. У вікні Групова заміна встановіть потрібні опції:

встановіть ознаку, якщо потрібно змінити значення полів у всіх записах довідника;

встановіть ознаку, якщо потрібно змінити значення полів у попередньо обраних записах.

4. Оберіть поля, значення яких потрібно змінити. Для цього встановіть галочки в першій колонці. Обрані поля стануть доступними для вибору значення.

5. Оберіть значення полів, на які буде проведена заміна. Для цього:

•	встановіть галочку в другій колонці для зазначення наявності або відсутності ознаки;