Контрагенти

В довіднику Контрагенти зберігається інформація про фізичних та юридичних осіб, з якими співпрацює установа. Ця інформація необхідна для здійснення документообігу між підприємствами і використовується, наприклад, для автоматичного заповнення при створенні первинних документів та звітів, які мають містити реєстраційні дані контрагентів (податковий номер, ІПН тощо).

Довідник Контрагенти має складну структуру, в якій реєстр контрагентів є залежним від груп Групи - категорії ділових відносин з підприємством, наприклад, "Постачальники", "Покупці". Саме тому довідник умовно складається із двох частин: Групи та Контрагенти.

Зліва у Групах відображається список груп контрагентів, справа у Контрагентах - список контактів вибраної групи При обранні певної групи у вікні справа відображається список контрагентів, які входять до обраної групи.

Модуль побудований у вигляді таблиці, окремий рядок якої відображає коротку інформацію про кожного контрагента. Переглянути більш повну інформацію про контрагента можна у окремому вікні Картка контрагента, яке відкривається подвійним кліком по потрібному запису.

Дані кожного контрагента заповнюються у картці контрагента безпосередньо користувачем програмного комплексу. Передбачено імпорт даних із відповідних файлів, створених у інших бухгалтерських програмах, а також експорт реєстру контрагентів у спеціальний файл. Наразі імпорт та експорт можливий для dbf-файлів та xml-файлів.

Основні реквізити у картці контрагента у програмі можуть бути заповнені одним із способів:

Перш ніж створити нового контрагента, необхідно створити групу, якій він буде підпорядкований.

1. Для того, щоб створити нову групу, на панелі інструментів виберіть команду Додати групу контрагентів, натисніть комбінацію клавіш Ctrl+N або оберіть в контекстному меню пункт Додати групу.

Функція стає активною, якщо клікнути лівою кнопкою миші у будь-якому місці поля Групи

2. Відкриється вікно Група. Заповніть запропоновані поля форми та натисніть кнопку ОК.

3. Натисніть кнопку ОК. Нова група з'явиться у переліку груп.

В списку груп контрагентів також доступні наступні функції:

Видалити

Дозволяє безповоротно вилучити запис.

УВАГА!
При видаленні групи безповоротно видаляється увесь її вміст - всі підпорядковані їй записи контрагентів.

Відкрити

Редагування даних в разі необхідності.

Створення та заповнення картки контрагента

1. Для того, щоб додати нового контрагента, на панелі інструментів виберіть команду Додати контрагента, натисніть клавішу Ins або оберіть в контекстному меню пункт Створити запис.

Функція стає активною, якщо клікнути лівою кнопкою миші у будь-якому місці поля Контрагенти.

2.	Відкриється вікно Картка контрагента. Картка включає наступні розділи: Загальні дані, Рахунки, Адреси, Історія, Додатково. Поетапно заповніть запропоновані поля форми.

•	Податковий номер - для юр. осіб - код установи за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України. Для фізичних осіб - код за ДРФО, або інші згідно вказаних у наступному полі.

•	Код ознаки под. номера - код ознаки джерела податкового номера. Обирається із підключеного однойменного довідника та вказує назву реєстру, якому належить податковий номер.

•	Код філії - якщо контрагент є філією, введіть код цієї філії у дане поле.

•	№ свідоцтва платника ПДВ - за умови, що контрагент є платником ПДВ, введіть у це поле його номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість.

•	ІПН - якщо контрагент є платником податку на додану вартість, ведіть у це поле його індивідуальний податковий номер платника ПДВ.

•	ПІБ керівника - прізвище, ім'я та по батькові керівника контрагента.

•	Посада керівника - посада керівника. Поле також доступне у Конструкторі шаблона на вкладці Структура шаблона – Контрагент та може використовуватись при створенні шаблонів первинних документів.

•	Відповідальна особа - прізвище, ім'я та по батькові відповідальної особи.

•	Посада відповідальної особи. Поле також доступне у Конструкторі шаблона на вкладці Структура шаблона – Контрагент та може використовуватись при створенні шаблонів первинних документів.

•	№ ліцензії за дорог. метали - номер ліцензії у форматі: NNXXXXXX - дві літери та шість цифр.

•	Ідентифікатор - введіть ідентифікатор контрагента у обліковій системі (якщо використовується).

•	Ознака нерезидента - якщо контрагент є нерезидентом, встановіть відмітку для введення коду нерезидента у однойменному полі.

•	Контроль взаєморозрахунків - встановлена галочка означає ведення контролю за взаєморозрахунками з даним контрагентом.

•	Заборона відправки повідомлень - встановлена галочка означає, що даному контрагенту не потрібно відправляти первинні документи.

У цій закладці зберігається довільна інформація, пов'язана з даним контрагентом.

Для того, щоб додати історію контрагента, на панелі інструментів виберіть команду Створити запис, або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+I.

Відкриється вікно Історія, де можна ввести будь-яку інформацію, що стосується контрагента.

У розділі Додатково містяться дані договорів з контрагентом. Під час створення первинних документів, поля, що містять дані про договір, буде автоматично заповнено даними з Картки контрагента.

У колонці Підстава оберіть тип договору. Значення обирається з Довідника Умови поставки.

У полі Номер договору введіть значення за допомогою клавіатури.

У полі Дата договору введіть значення за допомогою клавіатури або оберіть потрібну дату у вікні календаря.

Щоб обрати договір, який потрібно використовувати при створенні документів, встановіть "галочку" у рядку договору.

3. Закінчивши внесення даних, збережіть їх, натиснувши на кнопку

або оберіть комбінацію клавіш Ctrl+S.

В списку контрагентів підприємства також доступні наступні функції:

Видалити	Дозволяє безповоротно вилучити запис.
Редагувати	Редагування даних в разі необхідності.

Функція експорту реєстру контрагентів призначена для вивантаження та збереження файлів із записами довідника в каталог поза програмою.

Вивантажені дані можуть зберігатися у форматі *.dbf та *.xml.

1. Для того щоб експортувати реєстр контрагентів в DBF, в меню Файл оберіть команду Експорт – Експорт в DBF.

-	оберіть цільовий формат DBF-файлу, відмітивши відповідну опцію (рекомендовано DBF VII).

-	Натисніть на кнопку у полі Оберіть вихідне розташування, та у стандартному вікні Windows "Огляд папок" вкажіть каталог для збереження даних.

-	Для експорту контактів обраної групи, встановіть позначку Експортувати обрані. У разі, якщо позначка відсутня, виконується експорт всіх записів довідника Контрагенти.

Натисніть ОК для підтвердження вибору та початку експорту.

При експорті дані розбиваються на групи файлів:

PARTNER.DBF - перелік контрагентів;
PARTNADR.DBF - адреси контрагентів;
PARTNTEL.DBF - телефони контрагентів;
PARTNBNK.DBF - банки контрагентів;
PHISTORY.DBF - історія контрагентів;

PARTNCONTACT.DBF - контактні дані (не використовуються);

PARTNCONTACTEMAIL.DBF - контактні дані - e-mail (не використовуються);

PARTNCONTACTTEL.DBF - контактні дані - телефони (не використовуються).

2.	Для того, щоб експортувати реєстр контрагентів в XML, в меню Файл оберіть команду Експорт – Експорт в XML.

У відкритому вікні вкажіть директорію для збереження файлу та оберіть, які записи експортувати:

-	для експорту контактів обраної групи відмітьте Експортувати обрані,

При експорті в XML створюється файл PARTNER_NNNNNNNN_YYYYMMDDXXXXXX.XML, де NNNNNNNN_YYYYMMDDXXXXXX відповідно ЄДРПОУ підприємства, рік, місяць, день, час створення файлу.

По закінченні процедури, програма відображає результати експорту, де буде вказаний шлях до розміщення експортованих файлів та їх назва.

Довідник контрагентів може бути створений автоматично шляхом перенесення даних із файлів з розширенням *.dbf або *.xml. Для цього призначена функція імпорту.

1. Для того, щоб імпортувати у програму реєстр контрагентів із dbf, в меню Файл оберіть команду Імпорт – Імпорт з DBF.

Відкриється вікно Імпорт контрагентів. У полі Оберіть каталог для імпорту вкажіть шлях до каталогу розміщення dbf-файлів.

Поля Контрагенти, Адреси, Телефони, Рахунки, Історія, Додаткова дані та Контактні дані, Контактні дані - телефони, Контактні дані - e-mail заповняться автоматично, виходячи із наявності файлів у вибраному каталозі.

У наступному вікні оберіть параметри імпорту:

-	Додати рядки - будуть додані відсутні у реєстрі записи контрагентів, записи з однаковими даними не замінюються.

По закінченні процедури, програма відображає протокол імпорту даних.

При імпорті записи контрагентів не розподіляються по групах, вони додаються в першу по списку групу. Якщо список груп порожній, автоматично створюється однойменна група ("Створені автоматично"), в яку додаються імпортовані записи.

Відредагуйте реєстр контрагентів відповідно до ваших потреб.

2. Для того, щоб імпортувати у програму реєстр контрагентів із XML, в меню Файл оберіть команду Імпорт – Імпорт з XML.

Відкриється вікно Відкриття файлу. Звичайним для операційної системи Windows способом оберіть каталог, де розташований файл даних контрагентів з розширенням *.xml та імпортуйте цей файл.

Після закінчення імпорту програма відображає протокол імпорту даних, як наприклад:

У випадках, коли при імпорті записи контрагентів додаються всі в одну групу, або запис контрагента був випадково створений в іншій групі, використовується функція переміщення записів до іншої групи.

1. Виділіть у реєстрі записи контрагентів, що потрібно перемістити. Оберіть команду Перемістити до іншої групи у контекстному меню (або Правка – Перемістити до іншої групи).

2. Відкриється модальне вікно, що містить перелік груп довідника. Виберіть потрібну групу та натисніть кнопку Вибрати.

В процесі взаємодії з контрагентом виникає необхідність обміну електронними документами. В допомогу користувачу була реалізована функція додавання даних контрагента в адресну книгу.

1.	Виділіть у реєстрі записи контрагентів, які потрібно додати в адресну книгу. Оберіть команду Додати в адресну книгу у контекстному меню (або Правка – Додати в адресну книгу).

2. Відкриється вікно Запис адресної книги. Заповніть запропоновані поля форми та натисніть кнопку ОК.
Записи додадуться в адресну книгу у закладку "Контрагенти".

Із довідника контрагентів звірення даних запускається вручну користувачем, і тому може виконуватися багато разів за день.

Оновлення даних на поточну версію виконується для окремого контрагента у його картці.

Принцип оновлення даних – спочатку виконується звірення даних з ЄДК. Але якщо дані контрагента відсутні у ЄДК, оновлення виконується з базою даних платників ДПСУ.

1. У картці контрагента натисніть кнопку Оновити дані по контрагенту.

Сервіс з'єднається з СДО, виконає звірку даних з ЄДК та відобразить результат:

Дані в картках контрагента, які були синхронізовані з ЄДК, користувач не може редагувати.

При оновленні даних контрагентів першим кроком є звірення з ЄДК.

Якщо ж у реєстрі присутні контрагенти, яких немає в ЄДК, наступним кроком програма звірить ІПН та № Свідоцтва платника ПДВ контрагентів з базою платників ДПС та оновить їх у разі розбіжностей.

Якщо контрагент відсутній і у базі платників ДПС, дані звіряються з внесеними у сертифікаті контрагента.

Для випадків, коли за будь-яких причин Контрагенту примусово не потрібно відправляти первинні документи, передбачено функцію Заборона відправки повідомлень.

Якщо встановлена заборона, при відправці документів з Реєстру первинних документів, відміченим Контрагентам повідомлення не будуть надіслані, про що буде відображено в повідомленні.

Для того, щоб встановити заборону відправки повідомлень контрагенту, відкрийте картку потрібного контрагента та на вкладці Загальні дані встановіть галочку Заборона відправки повідомлень - див. рисунок.

Якщо дана галочка встановлена, в таблиці реєстру, у колонці Заборона відправки, напроти контрагентів, яким встановлено заборону відображатиметься ознака Так.