Відправка посилань на первинний документ

Програма надає можливість згенерувати посилання на необхідний первинний документ та відправити це посилання контактній особі контрагента за допомогою електронної пошти.

Увага!

Функція доступна для документів, обмін якими здійснюється через платформу «ПТАХ».

Електронні адреси контрагентів, на які можливо відправляти посилання, повинні бути попередньо налаштовані у розділі Контактні дані модуля Довідники – Контрагенти – Картка контрагента.

За отриманим посиланням контрагент зможе переглянути, погодити або відхилити документ. Контрагент засвідчує виконання операцій з первинним документом за допомогою електронного підпису.

Можливо зберегти графічне відображення документа у вигляді файлу PDF з накладеними на нього електронними підписами.

Інформація про відправлені контрагентам посилання зберігається у Протоколі документа.

Відправити контрагенту посилання на документ можливо як у автоматичному, так і у ручному режимі.

Автоматичне створення та відправка посилання на документ

Для автоматичної відправки посилання на документ:

1.	Виконайте налаштування контактних осіб, що повинні отримувати посилання, як описано у вкладці Контактні дані модуля Довідники – Контрагенти – Картка контрагента.

2.	У розділі Контактні дані обов'язково встановіть опцію Відправляти посилання на документ.

3.	Під час відправки документа програма автоматично сформує посилання та відправить його на вказані у розділі Контактні дані електронні адреси.

Посилання та адреси, на які було відправлене повідомлення, відображається у Протоколі відправки та у Протоколі у вікні відкритого відправленого документа.

Якщо ж для контрагента відсутня можливість документообігу у програмі, буде показане відповідне повідомлення, на вказані для контрагента контактні адреси буде відправлено посилання. Контрагент зможе переглянути, погодити або відхилити документ за отриманим посиланням.

Створення посилання на документ, що вже був відправлений контрагенту

1.	Відкрийте первинний документ, на який потрібно створити посилання. Натисніть на кнопку Надіслати посилання на документ:

3.	У полі Назва контакту оберіть найменування адресата, якому потрібно відправити посилання на документ.

У полі Email автоматично відобразиться перелік електронних адрес, внесений для обраного адресата.

Щоб мати можливість обирати адресатів зі списку, електронні адреси для відправки посилань на документи повинні бути заздалегідь збережені у Картці контрагента, який зазначений у документі.

Якщо відправляти посилання на якусь з адрес не потрібно, натисніть на кнопку

праворуч від e-mail, щоб видалити адресу з поля.

Якщо потрібної адреси нема у переліку, встановіть курсор у поле з адресами та введіть потрібну адресу вручну. Для підтвердження введення нової адреси натисніть <Enter>, "," або ";":

Щоб швидко знайти електронні адреси контрагента, у полі Email натисніть Швидкий пошук. Програма автоматично підставить усі доступні адреси цього контрагента, які використовуються для ЕДО.

У полі Назва контакту можна вручну додати найменування нового контакту, а у полі Email додати нові електронні адреси для відправки посилання на документ.

4.	Якщо необхідно додати ще одного отримувача, натисніть на кнопку Додати новий контакт:

У вікні з'явиться додаткова пара полів для вибору ще одного адресата та його електронних адрес.

5.	Якщо додану вручну адресу необхідно зберегти у Картці контрагента, натисніть на кнопку Зберегти зміни в довіднику.

Кнопка стає доступною після додавання вручну хоча б однієї електронної адреси у полі Email.

По натисканню на кнопку

додані групи отримувачів та їх електронні адреси будуть збережені у Картці контрагента. У разі якщо не вказано групу отримувачів, нові електронні адреси зберігаються у групі Створені автоматично.

6.	Оберіть або додайте дані всіх потрібних адресатів та натисніть кнопку Відправити.

7.	Після відправки посилання відкриється вікно з протоколом відправки, як наприклад:

Відправка посилання без відправки документа

Функція відправки посилання без відправки документа буде корисна для тих контрагентів, з якими відсутня можливість електронного документообігу (сертифікати контрагентів відсутні, відсутня картка контрагента у довіднику, контрагент не користується ЕДО). Такі контрагенти можуть опрацьовувати первинні документи за посиланням.

Програма пропонує скористатися відправкою посилання в таких випадках, коли користувач пробує відправити документ контрагенту із реєстру чи безпосередньо із відкритого вікна документа.

1. Виділіть у реєстрі готовий до відправки первинний документ.

2. Для відправки контрагенту оберіть один із способів:

3. Якщо відсутні сертифікати шифрування отримувача, відкриється вікно, що повідомляє про неможливість завантажити сертифікат контрагента та буде запропоновано відправити йому посилання на документ.

4. Якщо дані контрагента відсутні у довіднику Контрагенти, програма запропонує створити картку контрагента автоматично.

5. Якщо отримувач не використовує ЕДО FREDO, відкриється вікно повідомлення, де також буде запропоновано скористатися посиланням на документ:

6. Якщо документ відправляється із відкритого вікна командою Файл - Відправити (кнопка

) і отримувач не використовує ЕДО FREDO, відкриється вікно повідомлення: