Як створити електронний документ

Top  Previous  Next

Для створення нового електронного первинного документа виконайте дії в наступній послідовності:

1. Оберіть один із способів:

на панелі інструментів натисніть кнопку Створити Електронний документ.

виберіть команду Файл Створити Електронний документ.

 

2. Відкриється вікно Створення документа, яке містить перелік шаблонів первинних електронних документів - рахунків, товарних накладних, актів виконаних робіт, тощо:

Вікно Створення документа містить навігаційну панель (ліворуч), в якій у вигляді дерева відображені групи документів:

Всі – містить всі шаблони, які доступні у програмі, як глобальні (зберігаються у Глобальному реєстрі шаблонів), так і локальні (зберігаються у базі даних програми).
Власні – основний робочий каталог, в якому містяться шаблони, створені користувачем, як локальні, так і опубліковані у Глобальному реєстрі шаблонів. Має структуру:
- підкаталог Публічні – містить глобальні шаблони користувача, що розміщені на сервері «ПТАХ» (опубліковані у Глобальному реєстрі шаблонів);
-шаблони користувача, які зберігаються локально на комп’ютері та не опубліковані у Глобальному реєстрі шаблонів. Локальні шаблони можуть зберігатись у окремих підкаталогах, що створюються користувачем.
Типові шаблони – каталог в якому надаються типові електронні версії шаблонів для бухгалтерського обліку та первинної документації. Типові шаблони надаються та змінюються розробником.
Шаблони клієнтів – каталог з глобальними шаблонами організацій-контрагентів (опубліковані у Глобальному реєстрі шаблонів). Містить підкаталоги, що мають коротку назву, за якою організація-контрагент надає свої послуги або продукти на ринку.

 

При виборі групи (ліворуч) у вікні справа відображається перелік шаблонів, що відносяться до цієї групи.

Із переліку можна обрати один або декілька шаблонів. Вибір декількох шаблонів відбувається за стандартною для ОС Windows процедурою:

при натиснутій клавіші Ctrl лівою кнопкою миші обираються довільно розташовані шаблони;
при натиснутій клавіші Shift - лівою кнопкою миші обирається діапазон розташованих підряд шаблонів.

У полі Пошук можливо здійснювати пошук як за значеннями, що містяться у таблиці (код документа, найменування документа та дата модифікації), так і за назвою групи, до якої належить шаблон первинного документа. 

Після вибору шаблону (або шаблонів) для початку процесу створення документів натисніть кнопку Створити у нижній частині вікна або натисніть подвійним кліком лівої клавіші миші по потрібному шаблону (в разі створення одного документа).

Якщо у полі Відкривати перший створений документ стоїть позначка, одразу відкриється створений документ, а при груповому створенні документів відкриється тільки перший у переліку документ. Якщо позначка у цьому полі не проставлена, запис про створений документ поміщається одразу в Реєстр електронних документів. Такий документ матиме статус Готуються, його можна пізніше обрати та відкрити для редагування.

3. У окремому вікні відкриється бланк документа, який потрібно заповнити.

Поля, що підсвічені жовтим кольором, доступні для заповнення та редагування.

4. Збережіть документ, натиснувши кнопку або комбінацію клавіш Ctrl+S.

 

Як створити універсальний документ із вкладеннями, дивись у розділі Створення універсального документа