Створення універсального документа із вкладеннями

У ЦЬОМУ РОЗДІЛІ:

У Реєстрі електронних документів можливо створювати документи універсального формату, що призначенні для відправки контрагентам вкладень різних форматів: txt, rtf, doc, docx, xls, xlsx, pdf, png, jpeg, jpg.

У документах із вкладеннями можливо вказати суму та номер документа, а також, визначити кількість та порядок отримувачів, яким буде надсилатися документ.

Створення універсального документа із вкладеннями

•	на панелі інструментів натисніть кнопку Створити - Універсальний документ;

•	виберіть команду Файл - Створити - Універсальний документ;

2. У відкритому вікні Відкриття файлу оберіть документ (чи кілька документів), які необхідно додати до Універсального документа у якості вкладень:

3. Відкриється вкладка Універсальний документ. У групі Вкладення вже будуть присутні обрані документи.

Якщо ви скасували обрання файлів-вкладень, вікно Універсального документа матиме вигляд:

За замовчуванням, створюється документ по шаблону MULTIDOC, поле Відправник заповнюється даними поточної організації із картки установи.

У полі Дата вкажіть дату документа, за замовчуванням встановлюється поточна дата.

у полі Сума вкажіть суму документа (за потреби).

У полі Найменування документа у реєстрі внесіть назву, під якою документ буде відображатися в РЕД. Якщо назва документа не введена, у реєстрі відображається запис Універсальний документ.

У полі ПІБ підписанта оберіть із підключеного довідника відповідальну особу - підписувача документа.

У полі Номер замовлення зазначається номер документа відповідно до внутрішньої системи документообігу користувача.

Поле Електронна пошта – e-mail співробітника, що відправляє документ.

У полі Тип документа можна обрати тип документа, який вам потрібен. За замовчуванням, встановлено тип Документ з вкладеннями.

У полі Коментар можливо внести довільний коментар до документа, може містити до 500 символів.

Додавати вкладення можливо тільки у вікні відкритого документа.

1. Відкрийте універсальний документ та оберіть один із способів:

•	натисніть кнопку на панелі Вкладення у лівій частині вікна;

У відкритому вікні знайдіть, виділіть потрібний документ та натисніть Відкрити:

При додаванні вкладень виконується перевірка унікальності імен та форматів файлів. При спробі додати файли з однаковими іменами та форматами буде відображено відповідне повідомлення, наприклад:

Неможливо додати у вкладення файл, що не містить інформації. При спробі додати документи, що не містять даних, буде відображено повідомлення про неможливість додавання «пустих» документів.

2.	Назва завантаженого файлу буде відображена на панелі Вкладення. Для перегляду файлу натисніть на його назві. Вміст документа буде відкрито у окремій вкладці:

Можливо змінити ім'я файлу вкладення. Для цього на панелі Вкладення натисніть 2 рази лівою кнопкою миші на назві файлу.

Якщо вміст вкладення неможливо відобразити, виводиться відповідне повідомлення з кнопками:

•	Відкрити - по натисканню кнопки вкладення відкривається у відповідному додатку;

•	Зберегти - по натисканню кнопки файл вкладення зберігається у обраному каталозі:

Зберегти вкладення можливо, натиснувши на кнопку

на панелі Вкладення у лівій частині вікна.

3. Щоб додати наступний документ, виконайте дії описані у п.1 або скористайтесь функціоналом Керування вкладеннями (F3), який з'являється в меню Правка та на панелі інструментів вікна після додавання першого вкладення:

Для того, щоб додати нове вкладення, натисніть кнопку Додати та у відкритій формі оберіть вкладення і додайте його.

Нове вкладення відображається у вікні. Вкладення можливо відкрити, видалити та зберегти.

Після збереження, запис про вкладення з'явиться на панелі Вкладення у лівій частині вікна.

Додавати та видаляти вкладення можливо лише у документах, що мають статус Готується.

Видалити вкладення можливо, використовуючи функціонал Керування вкладеннями або кнопкою

на панелі Вкладення.

У таблиці реєстру РЕД у колонці Вкладення відображається наявність вкладень у універсальних документах:

Визначення маршруту документа із вкладеннями

Для визначення маршруту відправки документа:

1. Відкрийте документ. Маршрут відправки документа налаштовується на панелі Маршрут документа у лівій частині вікна. За замовчуванням, для документа вказується Відправник та один Отримувач, дані якого були вказані при створенні документа у розділі Дані документа:

Кнопка додавання отримувача документа доступна незалежно від статусу документа.

2. За потреби, додайте отримувачів документа, натиснувши кнопку Додати

на панелі Маршрут документа. Відкриється вікно довідника Контрагенти, у якому оберіть контрагента, якого необхідно додати у маршрут.

3.	Налаштуйте маршрут документа за допомогою кнопок на панелі інструментів у розділі Маршрут документа:

•	Видалити отримувача. Оберіть отримувача та натисніть кнопку . У вікні повідомлення, що відкриється, підтвердіть видалення, натиснувши Так.

Зверніть увагу! У маршруті обов'язково повинен бути присутній хоча б один отримувач документа!

•	Змінити отримувача. Виділіть отримувача у списку та натисніть кнопку Редагувати або ж натисніть кнопку у рядку з ЄДРПОУ контрагента. Відкриється вікно довідника Контрагенти, у якому оберіть потрібного контрагента.

•	Змінити порядок отримувачів. За допомогою стрілок розташуйте отримувачів у потрібній послідовності. Документ буде відправлений отримувачам у послідовності, що налаштована на панелі Маршрут документа.

Кожен з отримувачів зі свого боку погоджує та підписує документ. Погоджений документ відправляється наступному отримувачу, згідно з визначеним маршрутом. Відправка документа далі за маршрутом здійснюється автоматично у момент його погодження учасником багатостороннього обміну.

Контрагентам, що вже отримали документ, надсилаються квитанції про погодження та підписання документа від кожного отримувача.

Якщо ж документ було відхилено будь-яким з отримувачів, контрагентам, що вже одержали документ, надсилається квитанція про відхилення документа. Обробка документа припиняється.

Інформація про погодження (відхилення) та підписання документа кожним контрагентом відображається на вкладці Протокол.

1. Відкрийте документ із вкладеннями та скористайтесь функціоналом Керування вкладеннями. Натисніть лівою кнопкою миші на назві потрібного файлу. Відкриється вікно вибору операцій. Для непідписаних документів доступні операції:

•	Зберегти - відкривається вікно вибору папки для збереження.

•	Відкрити - файл відкривається для перегляду у програмі відповідно до формату файлу.

•	Видалити - файл видаляється. Видалити вкладення можна тільки з непідписаних та невідправлених документів.

При підписанні документів із вкладеннями виконується також підписання вкладень. При погодженні документа контрагентом виконується допідписання вкладення у форматі p7s.

Для підписаних вкладень можливо виконати оперції:

Після натискання кнопки Зберегти, необхідно обрати шлях збереження та формат збереження підписаного вкладення:

•	Документ без підписів - зберігається файл вкладення без накладених підписів.

•	Документ з підписами в одному файлі - документ та підписи зберігаються у одному файлі з розширенням .P7S;

•	Документ та підписи окремими файлами - зберігається архів, що містить файл вкладення та файли підписів. Підписи зберігаються окремими файлами формату .p7s. Ім'я файлу підпису має формат: <ім’я файлу документа>.<розширення файлу документа>.(N).p7s, де N – номер підпису.

Для перегляду та друку вкладення з накладеними графічними образами печатки й підпису рекомендується використовувати функціонал друку в PDF.

Відображення підписів залежить від встановлених відповідних відміток в Параметрах системи на вкладці Загальні та налаштувань шаблону.

Підписання ЕП та відправка документів із вкладеннями

Відправити один документ можливо із вікна відкритого документа, декілька документів - безпосередньо із Реєстру електронних документів.

Для відправки із вікна відкритого документа оберіть Файл - Відправити або натисніть на кнопку Відправити (

Розпочнеться звичайна процедура підписання документа ЕП та відправка документа першому адресату по маршруту. По закінченні процедури буде відображений протокол відправки документів.

Для відправки із реєстру виділіть файли, які потрібно відправити, та оберіть Файл - Відправити або натисніть на кнопку Відправити (

При підписанні документів виконується також і підписання вкладень. При погодженні документа контрагентом виконується також допідписання вкладення у форматі .p7s.

1. У реєстрі виділіть документ, копію якого потрібно створити. Для копіювання групи документів виділіть потрібні курсором миші з клавішею Ctrl або Shift.

3. Також функція копіювання документа доступна і у відкритому вікні документа: на панелі інструментів кнопка Копіювати -

та у меню Файл - Копіювати. Із вікна відкритого документа копіюється тільки поточний документ.

4. На виконання функції копіювання відкриється вікно Дата виписки, у якому оберіть дату виписки копії документа.

За замовчуванням, встановлюється дата виписки документа, що копіюється.

Для того, щоб обрати іншу дату виписки, переоберіть її у підключеному календарі.

Якщо для копії необхідно зберегти дату виписки первинного документа, встановіть позначку Як в оригіналі.

4. Після того, як дату обрано, натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно копії документа. Скопійовані документи можна редагувати.

Експорт документів із вкладеннями

Для збереження документа на електронному носії чи у обраному каталозі:

1. Виділіть у таблиці документ, якій потрібно експортувати.

2. Оберіть команду Файл – Експорт – Експорт або із контекстного меню Експорт.

3. У вікні Збереження файлу вкажіть каталог для збереження даних, ім'я файлу формується автоматично та містить дату та час виконання операції та ЄДРПОУ підприємства. Натисніть кнопку Зберегти.

Експорт виконується у файл формату "для обміну звітністю" (внутрішній .XML)

4. Програма повідомить про результати експорту даних. Файл із вкладеннями буде збережено у обраному каталозі:

1. Оберіть команду Файл - Імпорт - Імпорт звітів.

2. На виконання команди відкриється вікно вибору імпортованих файлів вказаного формату.

3. Вкажіть шлях до каталогу розміщення файлів. Виділіть потрібні файли та імпортуйте їх.

Імпорт виконується із файлів формату "для обміну звітністю" (внутрішній .XML).

4. По закінченні процедури відображається протокол імпорту даних, як наприклад: