Коротко про процедуру обміну первинними документами з контрагентами

В модулі Реєстр електронних документів Ви створюєте первинний документ за власним або наданим розробником шаблоном. Готовий документ підписується встановленим комплектів підписів та відправляється на адресу вашого Контрагента. Відправка документів може здійснюватися одним із способів:

За замовчуванням, всі електронні документи доставляються по прямому з'єднанню на сервер документообігу (платформа ПТАХ). Адреса серверу: https://docflow.ezvit.com.ua/

Такий спосіб доставки документів дозволяє скоротити час обробки документів та гарантувати доставку. Крім того, завдяки серверу документообігу збільшується пропускна можливість системи прийому та обробки документів.

Для відправлення документа потрібно знати лише ЄДРПОУ-код отримувача.

Надійність - виключається можливість втрати/недоставки повідомлення. Повідомлення буде гарантовано доставлено адресату без використання поштових серверів;

Безпеку - виключається можливість втручання сторонніх осіб та підміни інформації. Для взаємодії з ПТАХ використовується Електронний підпис, тому "підробити" відправника або адресата неможливо. Всі повідомлення шифруються на відповідних отримувачів. Кореспонденція для ПТАХ подібна до поштової посилки, "зазирнути" всередину якої на сервері документообігу неможливо. Кореспонденція "видається" тільки тому користувачу, що має відповідний ЕП;

Швидкість - пришвидшення доставки документів в декілька разів, минаючи поштові сервери.

Доставлений на ПТАХ документ знаходиться в режимі очікування, доки від програми Контрагента, якому призначався документ, не надійде запит на наявність нових поштових повідомлень. Як тільки запит отримано, документ відразу відправляється Контрагенту. У відправленого документа автоматично змінюється статус, щоб запобігти повторній відправці дублюючого документа.

В момент прийому документа Контрагентом, Вам автоматично відсилається звіт про доставку документа. Звіт про доставку також надходить на ПТАХ, де зберігається до моменту надходження запиту про наявність нових повідомлень від вашої програми.

Отримавши електронний документ, Контрагент опрацьовує його, обираючи один з варіантів дій:

Погодити

обирається за умови, що отриманий документ не містить помилок та повністю влаштовує Контрагента.

При цьому Вам, як відправнику документа, буде автоматично надіслане повідомлення про погодження документа.

Відхилити

обирається за умови наявності в документі помилок та/або небажання співпрацювати.

В цьому випадку Контрагенту необхідно вказати причину відхилення документа. Вам буде автоматично надіслане повідомлення про відхилення документа із зазначенням причини відмови.

Редагувати

обирається за умови, що документ містить помилки або неточності та Контрагент має намір виправити їх. Контрагент вносить в документ бажані зміни, підписує його комплектом ЕП та відправляє вам для доопрацювання.

В свою чергу, вам також потрібно буде вирішити, що робити з документом, що був змінений Контрагентом: Погодити, Відхилити або Редагувати.

Документ може редагуватись нескінчену кількість разів, допоки остаточний варіант не влаштує обидві сторони.

Вся історія змін (редагувань) документа фіксується у системі та може бути переглянутою в будь-який момент.

Повідомлення про погодження/відхилення/редагування відправляються через ПТАХ.

На сервері документообігу зберігається історія проходження документа. Історія дозволяє не допустити проходження документів, що мають дубльовані реквізити: ім'я файлу, квитанції, тощо. Термін зберігання недоставлених документів, квитанцій та історії проходження - необмежений.

У разі потреби користувачі можуть відправити/отримати повідомлення по поштовому з'єднанню.

Відправка документів поштою вмикається в параметрах системи. Поштове з'єднання відбувається через адресу [email protected]

Переконайтесь, що адреса поштового серверу не знаходиться в списку ненадійних адрес спам-фільтру вашого поштового клієнта, тому що в цьому випадку документи не надходитимуть.