Налаштування отримання первинних документів

Призначення даного модулю - розподілення прийому вхідних первинних документів між програмами, якщо в установі використовується більш ніж один програмний продукт (FREDO, М.E.Doc, API.ПТАХ, СОТА або FlyDoc).

•	також налаштувати сповіщення на вказану електронну адресу отримувача документів, щодо необхідності прийняти повідомлення у програмі.

Зверніть увагу! При застосуванні налаштувань, документи будуть прийматися виключно у тому програмному продукті, який був вказаний у налаштуваннях.

З версії 01.03.192 частково змінений інтерфейс модуля - налаштування роздільного прийому документів та налаштування отримання сповіщень про повідомлення на платформі «ПТАХ» винесені на окремі вкладки – Прийом документів та Сповіщення.

Прийом документів – для налаштування прийому вхідних первинних документів від контрагентів. Якщо підприємство використовує більше ніж один програмний продукт: FREDO, АPІ.ПТАХ, СОТА, FlyDoc або M.E.Doc, тут можна налаштувати у якій саме програмі слід приймати той чи інший документ.

Сповіщення – налаштування отримання сповіщення про нові документи на платформі "ПТАХ", які ще не були прийняті у відповідних програмах. Сповіщення про неприйняті документи на платформі "ПТАХ" надходять для будь-якого розподілу прийому вхідних первинних документів (незалежно від налаштованих програм для прийому документів).

Відкриття модуля "Налаштування отримання первинних документів"

Модуль знаходиться у розділі Адміністрування. Доступ до модулю здійснюється за допомогою електронних підписів (ЕП) директора або печатки установи.

Після виклику модуля відкривається стандартне вікно Підпис для підтвердження ЕП, в якому необхідно ввести пароль до секретного ключа сертифіката підпису директора або печатки установи:

Після підтвердження відкриється вікно модуля, яке містить меню налаштування прийому первинних документів:

Обрати налаштування для прийому первинних документів можливо у кожному з програмних продуктів розробника.

Якщо для даного підприємства раніше вже було виконано налаштування прийому первинних документів у одній з програм FREDO, M.E.Doc, API.ПТАХ, FlyDoc або СОТА, то ці налаштування будуть автоматично завантажені та відображені у вікні модуля у блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням, наприклад:

Розподілити прийом вхідних первинних документів можливо декількома способами:

Налаштування сповіщення про всі наявні документи на платформі ПТАХ

Для отримання повідомлень про всі наявні нові документи на платформі "ПТАХ":

2.	У групі параметрів Email-повідомлення сповіщень з платформи "ПТАХ" введіть електронну адресу, на яку потрібно надсилати повідомлення:

На вказану адресу електронної пошти будуть надходити сповіщення про нові документи на платформі "ПТАХ", які ще не були прийняті у відповідних програмах.

Сповіщення про неприйняті документи на платформі "ПТАХ" надходитимуть для будь-якого розподілу прийому вхідних первинних документів (незалежно від налаштованих програм для прийому документів).

Налаштування сповіщень щодо наявних повідомлень на платформі "ПТАХ" за кодом документа та ЄДРПОУ відправника

Для отримання повідомлень про нові документи на платформі "ПТАХ" залежно від коду документа або ЄДРПОУ відправника:

3.	Якщо потрібно налаштувати отримання сповіщень за кодом документа, у новому рядку у колонці Код документа вкажіть код документа. Можна ввести код документа вручну або обрати його з довідника одним із способів:

•	почніть вводити код документа, під полем відкриється список з кодами документів, що містять введені символи. Оберіть потрібний код у списку;

Встановіть позначку у рядку потрібного документа та натисніть кнопку ОК. Обраний документ буде додано у таблицю.

Щоб здійснити пошук у вікні довідника, почніть вводити код або назву документа у полі з зображенням лупи у однойменній колонці. У вікні довідника будуть відображені лише ті документи, назва або/та код яких містять введені символи.

Щоб налаштувати кількість рядків у вікні довідника, оберіть потрібне значення у полі Показати __ записів. Також можливо відсортувати записи, натиснувши на заголовок колонки.

4.	Якщо потрібно налаштувати отримання сповіщень за ЄДРПОУ відправника, у колонці ЄДРПОУ відправника введіть відповідний код ЄДРПОУ:

Можливо одночасно налаштувати отримання документів за їх кодом та за ЄДРПОУ відправника. Для цього у рядку налаштування вкажіть відповідні дані у колонках Код документа та ЄДРПОУ відправника.

Щоб видалити налаштування, встановіть позначку на початку рядка та натисніть на кнопку Видалили рядок.

Зверніть увагу, сповіщення надходитимуть лише про ті документи, які мають вказаний код та/або ЄДРПОУ відправника (контрагента).

Налаштування прийому для всіх первинних документів

Щоб налаштувати прийом первинних документів у блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням:

2.	У пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах): оберіть назву програмного продукту, який буде отримувати всі первинні документи від контрагентів (акти, рахунки та ін.) та документи СЕА (ПН, РК, АН, РК, ТТН).

Після вибору програми для прийому всіх документів від контрагентів, з'являться інші пункти меню:

За замовчуванням, тут також встановлюється назва програми, що була обрана у першому пункті.

Тобто, прийом документів СЕА, що підлягають реєстрації та всіх інших первинних документів буде здійснюватися у одній і тій же програмі.

Про налаштування прийому документів СЕА, що підлягають реєстрації, дивіться далі.

3. Збережіть виконані налаштування кнопкою Зберегти

на панелі інструментів, або натисніть Так у вікні повідомлення, що з'явиться при закритті модуля.

Зверніть увагу, всі виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому документів СЕА від контрагентів, що підлягають реєстрації

Якщо необхідно організувати прийом документів СЕА від контрагента, що підлягають реєстрації, у окремій програмі:

1.	У вкладці Прийом документів у першому пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть назву програмного продукту, у якому будуть прийматися всі вхідні первинні документи.

2	У інших пунктах Вкажіть програму для документів СЕА (ПН, РК, ТТН) від контрагента, що підлягають реєстрації та Вкажіть програму для документів СЕА (АН, РК) від контрагента, що підлягають реєстрації оберіть назву програми, у якій необхідно приймати відповідні документи, що потребують реєстрації.

(Ці пункти стають доступними тільки після вибору програми у першому пункті).

Таким чином, документи СЕА, що потребують реєстрації в ДПС (ПН, РК, АН, РК, ТТН) та інші документи для обміну з контрагентами (ПН, РК, АН, РК, ТТН) прийматимуться у програмі, що обрана у відповідному пункті меню.

Інші первинні документи (Договори, Акти, Рахунки, ВН, тощо) будуть прийматися у програмі, що вказана у першому пункті меню за умови, що для них не були виконані спеціальні налаштування прийому документів за кодом або ЄДРПОУ відправника.

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому первинних документів за кодом документа або ЄДРПОУ відправника

Програма FREDO надає можливість налаштувати прийом документів за їх кодами, тобто можливо вказати коди відповідних документів та/або коди ЄДРПОУ організацій, що відправили документи і спрямувати їх до певних програмних продуктів: FREDO, API.ПТАХ, СОТА, FlyDoc або M.E.Doc.

Налаштувати прийом документів ПН, РК, АН, РК та ТТН за їх кодами неможливо. Програма для прийому цих документів обирається виключно у відповідних пунктах Вкажіть програму для документів СЕА (ПН, РК, ТТН) від контрагента, що підлягають реєстрації або Вкажіть програму для документів СЕА (АН, РК) від контрагента, що підлягають реєстрації.

Щоб налаштувати прийом первинних документів за кодом:

1.	У вкладці Прийом документів у першому пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть назву програмного продукту, у якому буде здійснюватися отримання усіх вхідних первинних документів.

Для внесення документа у таблицю натисніть кнопку Додати рядок.

У колонці Програма автоматично встановлюється програма для прийому документа (обрана в першому пункті меню модуля). Щоб обрати іншу програму для прийому документа, оберіть її назву у колонці Програма.

Щоб налаштувати прийом документів за кодом, у колонці Код документа оберіть код із підключеного довідника (з переліком шаблонів первинних документів).

Відкрийте довідник, натиснувши на кнопку

у доданому рядку.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

За замовчуванням, на сторінці довідника відображається 10 записів. Для зручності, оберіть із списку у полі Показати _ записів потрібне число.

Знайдіть потрібний документ та виділіть його курсором миші. Запис цього документа буде доданий у таблицю.

Для пошуку встановіть курсор миші у рядку з зображенням лупи у відповідній колонці та почніть вводити код чи назву. По мірі введення у довіднику відфільтровуватимуться записи за введеним значенням:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Виділіть потрібний документ курсором миші та натисніть на кнопку ОК. Запис цього документа буде доданий у таблицю.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Щоб додати налаштування для наступного документа, натисніть кнопку Додати рядок та виконайте описані вище дії.

Щоб налаштувати прийом документів за ЄДРПОУ відправника, у колонці ЄДРПОУ відправника вкажіть відповідний код ЄДРПОУ. У разі потреби, у полі Код філії введіть код філії відправника документа:

Поле Код філії стає доступним для введення даних після заповнення поля ЄДРПОУ відправника.

Можна одночасно налаштувати отримання документів за їх кодом та за ЄДРПОУ відправника. Для цього у рядку налаштування оберіть відповідні дані у полях Код документа та ЄДРПОУ відправника.

Налаштування отримання документа за ЄДРПОУ відправника має вищий пріоритет, ніж налаштування отримання за кодом документа.

Наприклад, якщо у окремих рядках таблиці налаштовано отримання документа з кодом PD010119 у програмі FREDO та отримання документів від відправника з ЄДРПОУ 12345678 у програмі СОТА, документи з кодом PD010119, що надійдуть від відправника з ЄДРПОУ 12345678 будуть отримані у програмі СОТА.

Документи, для яких налаштовано розподілення прийому за кодом документа або ЄДРПОУ відправника, будуть прийматися виключно у тих програмних продуктах, які вказані в рядку документа у колонці Програма.

8.	Для видалення налаштувань прийому документів за кодом або ЄДРПОУ відправника встановіть позначку у рядку відповідного коду та натисніть кнопку Видалити рядок:

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому документів за ідентифікаторами АPІ.ПТАХ та FlyDoc

Якщо на підприємстві використовується декілька баз даних, обмін з якими виконується за допомогою програмних продуктів АPІ.ПТАХ або FlyDoc, можливо налаштувати роздільний прийом документів за допомогою ідентифікаторів, які присвоєні цим програмним продуктам.

Ідентифікатор повинен бути встановлений у налаштуваннях АPІ.ПТАХ або FlyDoc заздалегідь. Як встановити ідентифікатор у програмі АPІ.ПТАХ або FlyDoc дивіться у керівництві користувача до цих програмних продуктів або зверніться за необхідною інформацією до розробника.

1.	У вкладці Прийом повідомлень у пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть FlyDoc або АРІ.ПТАХ.

2.	У вікні налаштувань з’явиться додаткове поле Вкажіть ідентифікатор обраної програми, у якому введіть ідентифікатор, присвоєний даному програмному продукту:

3.	Якщо потрібно налаштувати різні програми для прийому окремих документів за їх кодами, вкажіть ідентифікатор потрібної програми у колонці Ідентифікатор програми.

Щоб скасувати налаштування прийому документів у різних програмних продуктах, у пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть Не використовується.

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Скасування розподілення прийому первинних документів

Для скасування розподілу прийому документів у різних програмних продуктах потрібно відмінити виконані налаштування.

1.	У першому пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть Не використовується.

Якщо обрана опція Не використовується, розподілення первинних документів за програмними продуктами не здійснюється. Документи надходитимуть у програму, яка першою встановить поштове з'єднання або ж з'єднання з сервером документообігу.

Відновити скасовані налаштування неможливо. Щоб повернутися до розподілу прийому первинних документів, необхідно виконати всі налаштування повторно.

Виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!