Налаштування отримання первинних документів

Призначення даного модулю - розподілення прийому вхідних первинних документів між програмами, якщо в установі використовується більш ніж один програмний продукт (FREDO, М.E.Doc, API.ПТАХ, СОТА або FlyDoc).

•	також налаштувати сповіщення на вказану електронну адресу отримувача документів, що потрібно прийняти повідомлення у програмі.

Зверніть увагу! При застосуванні налаштувань, документи будуть прийматися виключно у тому програмному продукті, який був вказаний у модулі.

Вхід до модуля "Налаштування отримання первинних документів"

Модуль знаходиться у розділі Адміністрування. Вхід у модуль здійснюється за допомогою електронних підписів (ЕП) директора або печатки установи.

Після виклику модуля відкривається стандартне вікно Підпис для підтвердження ЕП, в якому необхідно ввести пароль до секретного ключа сертифіката підпису директора або печатки установи:

Після підтвердження відкриється вікно модуля, яке містить меню налаштування прийому первинних документів:

Обрати налаштування для прийому первинних документів можливо у кожному з програмних продуктів розробника.

Якщо для даного підприємства раніше вже було виконано налаштування прийому первинних документів у одній з програм FREDO, M.E.Doc, API.ПТАХ, FlyDoc або СОТА, то ці налаштування будуть автоматично завантажені та відображені у вікні модуля у блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням, наприклад:

Розподілити прийом вхідних первинних документів можливо декількома способами:

Налаштування сповіщення про наявні документи на платформі ПТАХ

Після вибору програми для прийому документів можливо налаштувати сповіщення для отримувача про наявні документи на платформі ПТАХ, які потрібно прийняти у програмі. Ці налаштування виконуються у групі параметрів Email-повідомлення.

Натисніть на кнопку Додати рядок. В доданому рядку:

•	також, за потреби, оберіть код документа у однойменній колонці, що дозволить отримувати повідомлення тільки за певними документами.

Якщо на платформі ПТАХ з'являться документи для отримувача, на вказану адресу електронної пошти буде надіслане сповіщення про те, що на платформі є документи і потрібно прийняти їх у програмі.

Зверніть увагу, якщо заповнені параметри код ЄДРПОУ відправника документів та/або Код документа, сповіщення надходитимуть лише про документи, що мають вказаний код та/або ЄДРПОУ відправника (контрагента).

Щоб видалити налаштування, встановіть позначку на початку рядка та натисніть на кнопку Видалили рядок.

Налаштувати сповіщення можливо для кожного варіанту розподілу прийому вхідних первинних документів.

Налаштування прийому для всіх первинних документів

1. У пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах): оберіть назву програмного продукту, який буде отримувати всі первинні документи від контрагентів (акти, рахунки та ін.) та документи СЕА (ПН, РК, АН, РК, ТТН).

Після вибору програми для прийому документів від контрагентів, з'явиться другий пункт меню Вкажіть програму для документів СЕА від контрагента, що підлягають реєстрації. За замовчуванням, тут також встановлюється назва програми, що була обрана у першому пункті.

Тобто, прийом документів СЕА, що підлягають реєстрації та всіх інших первинних документів буде здійснюватися у одній і тій же програмі.

Про налаштування прийому документів СЕА, що підлягають реєстрації, дивіться далі.

2. Збережіть виконані налаштування кнопкою Зберегти

на панелі інструментів, або натисніть Так у вікні повідомлення, що з'явиться при закритті модуля.

Зверніть увагу, всі виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому від контрагентів документів СЕА, що підлягають реєстрації

Для прийому документів СЕА (ПН, РК, АН, РК, ТТН) у окремій програмі виконайте такі налаштування:

1. У першому пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть назву програмного продукту, у якому будуть прийматися всі вхідні первинні документи.

2. У другому пункті меню Вкажіть програму для документів СЕА від контрагента, що підлягають реєстрації оберіть програму, у якій необхідно приймати документи, що потребують реєстрації.

(Цей пункт стає доступним тільки після вибору програми у першому пункті).

3. Збережіть виконані налаштування кнопкою Зберегти

, або натисніть Так у вікні повідомлення при закритті модуля.

Таким чином, документи СЕА, що потребують реєстрації в ДПС (ПН, РК, АН, РК, ТТН) та інші документи для обміну з контрагентами через ПТАХ (ПН, РК, АН, РК, ТТН) та сервер ДПС (РК) прийматимуться у програмі, що обрана в другому пункті меню.

Інші первинні документи (Договори, Акти, Рахунки, ВН, тощо) будуть прийматися у програмі, що вказана у першому пункті меню за умови, що для них не були виконані спеціальні налаштування прийому документів за кодом або ЄДРПОУ відправника.

За потреби, налаштуйте відправку сповіщень для отримувача документів, як описано вище.

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому первинних документів за кодом документа або ЄДРПОУ відправника

Програма FREDO надає можливість налаштувати прийом документів за їх кодами, тобто можливо вказати коди відповідних документів та спрямувати їх до певних програмних продуктів: FREDO, API.ПТАХ, СОТА, FlyDoc або M.E.Doc.

Налаштувати прийом документів ПН, РК, АН, РК та ТТН за їх кодами неможливо. Програма для прийому цих документів обирається виключно у пункті Вкажіть програму для документів СЕА від контрагента, що підлягають реєстрації.

Щоб налаштувати прийом первинних документів за кодом, у блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням:

1. У першому пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть назву програмного продукту, у якому буде здійснюватися отримання усіх вхідних первинних документів.

2. Після обрання програми у першому пункті стає доступною таблиця внизу для вибору документів і програм.

Для внесення документа у таблицю натисніть кнопку Додати рядок.

У колонці Програма автоматично встановлюється програма для прийому документа (обрана в першому пункті меню модуля). Щоб обрати іншу програму для прийому документа, оберіть її назву у колонці Програма.

Щоб налаштувати прийом документів за кодом, у колонці Код документа оберіть код із підключеного довідника (з переліком шаблонів первинних документів).

Відкрийте довідник, натиснувши на кнопку

у доданому рядку.

5. Знайти шаблон первинного документа у довіднику можливо 2 способами:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

За замовчуванням, на сторінці довідника відображається 10 записів. Для зручності, оберіть із списку у полі Показати _ записів потрібне число.

Знайдіть потрібний документ та виділіть його курсором миші. Запис цього документа буде доданий у таблицю.

Для пошуку встановіть курсор миші у рядку з зображенням лупи у відповідній колонці та почніть вводити код чи назву. По мірі введення у довіднику відфільтровуватимуться записи за введеним значенням:

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

Виділіть потрібний документ курсором миші та натисніть на кнопку ОК. Запис цього документа буде доданий у таблицю.

Натисніть на рисунок, щоб збільшити

6. Одночасно обрати в довіднику та додати у таблицю можливо лише один запис.

Щоб додати налаштування для наступного документа, натисніть кнопку Додати рядок та виконайте описані вище дії.

За потреби, можливо налаштувати відправку сповіщень для окремих документів:

Щоб налаштувати прийом документів за ЄДРПОУ відправника, у колонці ЄДРПОУ відправника вкажіть відповідний код ЄДРПОУ. У разі потреби, у полі Код філії введіть код філії відправника документа:

Поле Код філії стає доступним для введення даних після заповнення поля ЄДРПОУ відправника.

У кожному рядку таблиці можна налаштувати отримання документів тільки за кодом або тільки за ЄДРПОУ відправника. Якщо встановлені налаштування у полі Код документа, поле ЄДРПОУ відправника недоступне для введення даних. Також поле Код документа стає недоступним для введення даних після заповнення поля ЄДРПОУ відправника.

Налаштування отримання документа за ЄДРПОУ відправника має вищий пріоритет, ніж налаштування отримання за кодом документа.

Наприклад, якщо у окремих рядках таблиці налаштовано отримання документа з кодом PD010119 у програмі FREDO та отримання документів від відправника з ЄДРПОУ 12345678 у програмі СОТА, документи з кодом PD010119, що надійдуть від відправника з ЄДРПОУ 12345678 будуть отримані у програмі СОТА.

Документи, для яких налаштовано розподілення прийому за кодом документа аюо ЄДРПОУ відправника, будуть прийматися виключно у тих програмних продуктах, які вказані в рядку документа у колонці Програма.

8.	Для видалення налаштувань прийому документів за кодом або ЄДРПОУ відправника встановіть позначку у рядку відповідного коду та натисніть кнопку Видалити рядок:

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Налаштування прийому документів за ідентифікаторами АPІ.ПТАХ та FlyDoc

Якщо на підприємстві використовується декілька баз даних, обмін з якими виконується за допомогою програмних продуктів АPІ.ПТАХ або FlyDoc, можливо налаштувати роздільний прийом документів за допомогою ідентифікаторів, які присвоєні цим програмним продуктам.

Ідентифікатор повинен бути встановлений у налаштуваннях АPІ.ПТАХ або FlyDoc заздалегідь. Як встановити ідентифікатор у програмі АPІ.ПТАХ або FlyDoc дивіться у керівництві користувача до цих програмних продуктів або зверніться за необхідною інформацією до розробника.

1. У блоці налаштувань Налаштування за замовчуванням у полі Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть FlyDoc або АРІ.ПТАХ.

2. У вікні налаштувань з’явиться додаткове поле Вкажіть ідентифікатор обраної програми, у якому введіть ідентифікатор, присвоєний даному програмному продукту:

3. Якщо потрібно налаштувати різні програми для прийому окремих документів за їх кодами, вкажіть ідентифікатор потрібної програми у колонці Ідентифікатор програми.

Щоб скасувати налаштування прийому документів у різних програмних продуктах, у пункті Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть Не використовується.

Зверніть увагу, виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!

Скасування розподілу прийому первинних документів

Для скасування розподілу прийому документів у різних програмних продуктах потрібно відмінити виконані налаштування.

1.	У першому пункті меню Вкажіть програму за замовчуванням для прийому всіх документів від контрагента (окрім налаштованих в інших пунктах) оберіть Не використовується.

2. Збережіть налаштування кнопкою Зберегти

, або натисніть Так у вікні повідомлення при закритті модуля.

Якщо обране значення Не використовується, розподілення первинних документів за програмними продуктами не здійснюється. Документи надходитимуть у програмне забезпечення, яке першим встановить поштове з'єднання або ж з'єднання з сервером ПТАХ.

Відновити скасовані налаштування неможливо. Щоб повернутися до розподілу прийому первинних документів, необхідно виконати всі налаштування повторно.

Виконані налаштування застосовуються через 15 хвилин після збереження!